会計大好き、公認会計士のブログ

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議事録を作成する時間を削減する方法

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皆さん、こんにちは。

さて、本日はビジネスマンにとっての煩わしい業務No1。

 

「会議の議事録を取る」

 

特に、入社年次が浅い社員の方が担当することが多いのではないでしょうか。

ちなみに、私が監査法人にいたときは、毎日のように議事録を書いていたような気がします。

(そして、その後上司のレビュー対応で、徹夜していました)

 

 

テレワークや、そもそも会議の時間を短くしよう!などの取り組みにより、会議自体が少なくなっている会社も多くあるかもしれませんが、議事録作成業務はなかなか減らないという方もおおいと思います。

 

今回はそんな議事録作成業務について考えて行こうと思います。

よかったら最後まで読んでくださいね。

 

 

議事録をとることは勉強になる?

さて、みなさんはこの疑問についてどう答えますか。

 

私は「Yes」だと思います。

 

議事録=会議の全文を書き起こす必要があるもの

 

と考えている人がいると思います。

取材などをするフリーライターの方などは全文書き起こす必要があるかもしれませんが、私は以下のように考えています。

 

議事録は、要旨をまとめるもの。

 

つまり、その会議に参加していない人がさっとみて内容が理解できるようなものにしあげる必要があります。

また、あとからその議事録をみて、やるべきことを確認できたりするなどの役割も担っています。

 

したがって、議事録を作成することは文章構成力を学ぶにはとても重要です。

私も監査法人時代に千本ノックのように議事録を書き続け、構成力を学んできました。

今では、会議中に意見をしながら、手では議事録を作成し、会議が終わるまでには議事録のフレームワークはできています(かなりしんどいですけどね)

 

ただ、私のような人ばかりではありません。

私の後輩などに議事録を頼むとできあがるのが、翌日とかの人はたくさんいます。

 

そういう人に限って、ボイスレコーダーでこっそり録音したものを聞き直して書き起こしてたりします。

1時間の会議であれば、1時間かけて議事録を作っていることになります。

 

無駄ではないですか?

 

そんな人におすすめの方法をご紹介しようと思います。

 

 

 

 

ウェブ会議を録画するという選択肢

私は日頃、GoogleMeetというウェブ会議ツールを使っています。

このGoogleMeetで行われる会議は、なんと録画することができます。

しかも、便利なのが録画したものを倍速で再生することができます。

 

support.google.com

 

なお、録画する場合には、一応社内、社外問わず、マナーとして録画する旨は伝えましょうね(私が言うことではないかもですが。)

 

議事録を作成することをやめて、詳細はこちらを確認くださいとすればOKですからね。

結論だけ、箇条書きして、あとは動画でも見てくださいでもいいかもしれません。

録画なので、画面共有した資料等も確認できますので、結構おすすめです。

 

ツールを使って自動作成する方法 


www.youtube.com

 

こちら、株式会社オルツがサービス提供する、【AI GIJIROKU】 です。

月額1,500円から 利用可能です。(無料プランは、閲覧のみ)

すごいのが、Googleだけでなく、マイクロソフトのTeams、ZoomなどのWeb会議の模様をAIが自動で議事録をとってくれます。

ワールドビジネスサテライトでも取り上げられるくらい注目のサービスです。

 

なお、文字起こしの精度は約81%程度みたいです。

ただ会議が終わった瞬間に81%完成していて、誤字脱字や不要な会話を削除するだけでOKならば、議事録作成時間としては、95%は削減できているのではないでしょうか。

 

AIなので、繰り返し利用することで、作成精度も向上していきます。

 

さきほどの例で、1時間の会議参加に更に1時間使って議事録作成したとします。

合計2時間になりますが、いくらの作業コストがかかっていると思いますか?

 

作業される方にもよりますが、通常は時給1,000円以上はかかっていると思いますので、

2,000円かけて、議事録を作っている計算になります。

 

で、このサービスが1,500円から始められると考えると、、、、、。

DX推進が話題となっていますので、会社で導入してみるのもおすすめです。

 

↓気になった方はこちらか登録してみてください。 

まとめ

議事録には、いろんなイメージがあります。

 

前半で紹介したような、要旨をまとめたものや、

後半以降で紹介したような、全体を記録したもの。

 

用途は様々ですが、共通して言えるのは、

議事録はないと仕事上困ることが結構あります。

 

業務としては、無くすことはできないと思いますので、ツールの利用も検討してみてるのもいいと思います。

 

それでは次の記事も読んでくださいね!