みなさん、こんにちは。
本日は、経理部の生産性向上のために何をすべきか？をテーマに書いていきたいと思います。
よかったら、最後まで読んでください。
コロナで変わる会社の経営環境
現在、多くの企業はコロナの流行により会社の業績は低迷しています。
コロナによって働き方が大きく変わったと言えます。
人事評価の仕方が、以前は会社にいるだけでも一定の評価を得られていたが、成果型に変える企業も多くなったきたのではないかと思います。
在宅ワークが増えたことで、何をしているかわからない状況が増えため、仕事の成果をもとに評価するというのが増えていると思います。
また、会社の業績は低迷していることから、新しい人員の補充なども見送られるケースが増えていると思います。
ただ、Afterコロナを見据えて生産性をあげることでV字回復を狙っていかないと行けない状況であるともいえます。
会社の生産性をあげるキーポイントの部署は、間違いなく経理部だと思います。
この厳しい経営環境下で求められるのは、迅速な経営数値の把握にあると思います。
先が見通せない状況下では情報を把握していて、素早い意思決定が会社の未来を決めると言えます。
経理部は、守りの部署と考えられがちですが、今は攻めの部署であると言えます。
生産性向上の目標を設定しよう
まず、はじめに生産性向上を行う目標を設定しましょう。
これは、会社として取り組む必要があるため、意思表示にもなります。
例えば、残業時間15%減少だったり、決算締日の１日前倒しなどが例になると思います。
部署としての、モチベーション向上にも繋がります。なお、目標を設定する際にのポイントは、いつまでにそれを実施するかを明確化しましょう。
なお、部署として実施する場合を想定して書いていますが、個人ベースに落とし込んでもいいと思います。
目標を設定したら、次はその目標を達成するために何をするか考える必要があります。
業務の見える化を行おう！
では、目標達成すべきに何をすべきか。
それは、業務の見える化をすることからはじめる必要があります。
きっと、よくいろんな書籍を読んだり、ネット記事を読むとこの「業務の見える化」という言葉がでてくると思います。
私の経験による持論をこれから書きますが、いろんな考え方があると思いますので正解ではないのです。一つの意見だと思って読んでみてください。
では、業務の見える化のポイントは何か？
次の5つのポイントだとおもっています。
①いつ
②何を
③誰が
④どれくらい
⑤どうやって
いろんな会社を見てきて、なんだかよくわからないけど残業時間が多いですよとか、仕事のミスが多くて困ってるという相談とか受けてきましたが、この５つを把握していないマネジメント層が多い印象です。
例えば、①を把握していないと、一人の人に業務を振りすぎて、その人パンパンになってしまっているケース。そして、許容量をオーバーするとミスをし始めます。
①については、年間スケジュール、月間作業スケジュールレベルでざっくり把握すれば充分だと思いますが、できていない会社も多いのではないでしょうか。
あと、⑤のまとめ方を補足します。
どうやってというのは、経理部の作業は他部署からの資料をもらって処理などをする場合が多いと思います。したがって、他部署からの資料をもらうタイミングや、どんな資料を受け取ってるかを把握する必要があります。
他部署からの資料の提出が遅いことが月次決算のボトルネックになっているケースも多くあります。
このように、業務の見える化をする課題の見える化につながると言えます。
金融庁から業務フローチャートの作り方の参考例も出ていますので、活用してみてください。
https://www.fsa.go.jp/singi/singi_kigyou/tosin/20070215.pdf
改善の優先事項を決めるポイント
それでは、最後のポイントです。どこから改善していくかです。
大きく分けると効果を発揮しやすいのは３つの業務といえます。
１．年間の総作業時間が多い業務
これは、読んで字の如く、ボリュームが多いので改善できる余地があるからです。
ただ、その作業時間の原因を突き止めて、作業時期が他の業務とかぶっていることで
生産性が落ちることで作業時間が増えている場合には、作業時期をずらしたり、単純作業が多い場合は、分業化することで生産性をあげるなどして改善できると思います。
作業時間が多いのには、理由が絶対ありますので、是非取り組んでみてください。
２.属人化している業務
属人化とは、一人の人が抱えてしまっているということです。
生産性向上において、「あのひとしかできないこと」というのを無くすことが大事です。
一人の人だけしかできないと、非効率なことをやっているのに、気が付かない場合やその人が突然辞めてしまった場合には会社の業務継続のためにも問題が生じます。
また、属人化すると、その人が「この仕事をやっているので他の仕事ができません」と、仕事ができない理由に使われてしまいます。
属人化の排除は、生産性の向上に大きく寄与すると思います。
３.経理単独で完結している業務
経理単独で完結している業務にフォーカスすべき理由として、改善を行うにあたって他部署との調整が不要なので、他部署を巻き込む場合に比べて改善のスピードが早いからです。
例えば、仕訳を起票の仕方を変える、紙の整理を辞める、無駄なチェック資料を作らないなどが挙げられます。
意外と非効率なことをやっていると思いますので、チェックしてみると効果がでると思います。
最後に
いかがでしたでしょうか。
明日からできることばかりかと思います。
日々改善して、経済環境の悪化に負けないようにがんばっていきましょう！