みなさんこんにちは！fishmanです。
本日は、表題にある通り、業務改善について日々思うことを書いていきたいと思います。
よかったら、最後まで読んで下さい。
働き方は日々変わってきている
このブログでも、働き方についていろいろ書いています。
働き方については、日々考えています。
最近では、デジタルトランスフォーメーションという単語が話題ですよね。
デジタルトランスフォーメーションとは、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という概念である。デジタルシフトも同様の意味である。2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱したとされる 。
参照元がWikipediaですが、ITによって、人々の生活がと呼ばれていますが、まさに仕事にもこの流れが来ていると言われています。
昔からデジタル化とかペーパレス化とかって言われてますけど、コロナによってこの流れが加速していくのではないかと思ってます。
ただ、すぐにIT投資ができる会社って多くないと思うんですよね。
このブログを読んでいただいている方は、少なくともIT投資を担当している方というよりは、現場で作業、仕事をされている方が多いと思うんですよね。
実際、僕もそうです。
現場で働きながらのタイプです。僕に権限は何もないです。笑
つまり、僕ら一般人には、ITの導入してほしい！と言っても、そんな権限はないんですよ。笑
じゃあ、何を考えるのがいいのか？ということです。
働き方を変えるにはどうしたら、いいのか。
僕の思考法を皆さんに共有しますので、共感してもらえると嬉しいです。
思考法１：残業したくない
おいおい、なんだその意識が低いのは＼(^o^)／
と思われた方は、かなり考え方が古い人だと思います。
まず、残業時間を減らす活動というものは、むしろ評価すべき考え方だと思います。
この意識が無いと、働き方はダラダラしてしまうと思います。
どんな、テクニック本を読むよりもこの思考法が本当に一番必要だと思います。
ダラダラ働いて稼いだ残業代よりも、自分の時間を作って勉強した知識のほうが将来何倍にもなって自分に帰ってくると思います。
思考法２：やらないことを決める
よく、他の人から引き継ぐときの決まり文句があります。
僕：「このやり方って、なんでやってるんですか？」
先輩：「昔からこのやり方でやってるんだよね～この資料でみんな慣れてるからね」
大体、自分よりも先輩の人からこんな言葉が出てきたら、まず疑ってかかったほうが良いです。
過去から引き継がれたものは、現代社会で陳腐化しているケースが非常に多いです。
なお、やりたくないから辞めるだと上司は絶対に納得しないので、どうしてやらないのかをしっかりと説明できるといいと思います。
僕はこういう場合は、代替案を持っていきます。
例えば２つの資料をつくっていたものを１つの資料にまとめますとかって言うと上司もまったくなくならいので、それならと言ってくれることが多いと思いです。
そうして、上司が忘れたころにいらないデータなどを消して行きます。
徐々にやるのがポイントです。笑
思考法３：勉強する
よくテクニック本で、「仕事が早い人は◯◯をしている」あると思うんですよ。
僕も何冊も読みました。
書いてあることは、メールは読まないとか、ショートカットを活用とか、仕事を断るとかって書いてあると思うんですよね。
でも、実際の職場で仕事が早い人ってどういう人だと思いますか？
A.常に勉強をしていて、知識が豊富で、判断が早い
そうなんですよ。常に勉強をしていて、課題が出てきた際に自分が持っている知識ですぐに対応できる人だと思うんですよね。
以前、新人の頃に毎日僕は残業をしていました。
その頃は辛くて、辛くて、、、、という感じてでしたが、それが今になって生きているんです。
自分の業務の棚卸をして気がついたことがあります。
自分の知らないことを調べている時間がものすごくあったんですよね＼(^o^)／
あとは、初めての仕事に取り組んでいて、とっかかりがわからないときとかですかね。
初めての仕事とかもそうですけど、色々やっていると取っ掛かりってわかってくるんです。
色々、知識が増えてくると調べる量も少なくなり、時間が少なくなり、結果仕事が早くなるんですよね。
もちろん、スケジュール管理、メールを確認する時間、タスクの受け取り方など色々大切にすべきテクニックはあると思います。
ただ、本質的に改善するためには、勉強することだと思います。
監査法人に勤めているのであれば、会計基準、監査基準をよく勉強することだったり、税理士法人などであれば、税務知識をつけること。経理だったら、会計基準ももちろんですが、会計システム、社内システムの使い方も勉強すると仕事が早くなります。
過去にはテクニック本に逃げがちな自分もいました。
でも、ある程度経験をすると自分の知識が一番仕事の効率化につながっていると感じてます。
ITがどうとかよりも、今自分がしている仕事の知識を最大限獲得することが、仕事の最大の効率化です。
思考法4：情報の感度をあげる
直前の文章でITなんて二の次や！って言っておいてなんですが、情報の感度は上げたほうがいいと思います。
ITツールは本当に発展しています。
使えるものは使ったほうがいいと思います。
中小企業や、フリーランスの方にはクラウド会計は本当におすすめです。
◯freeeがおすすめ◯
お金をかけられないと言う方は、エクセルなど普段使っているツールの情報を増やすことも大事だと思います。
VBAなどを学ばないと作業が効率化できない、、、、と思っていた時期もありました。
ただ、パワークエリというエクセルの機能を使うだけで効率化できる部分はたくさんあると最近感じてます。
上記の記事で、データモデルという概念について説明しているのですが、知らなかった、、、、。。毎日エクセル使っているのに、、、。
結構、ITとかRPAとかってフレーズを聞くと金がかかるから私には関係ないって人たくさんいると思うんですが、日頃の考え方だったり、情報の収集し、自己学習で業務は効率化されると思います。
その先に、ITの投資があると思います。
まとめ
最後に恐ろしいこと書きますけど、
どんなに効率化しても、効率化しても、最後に立ちはだかるのは「上司」です。
上司がITや業務改善に明るくない方（冒頭でも述べた残業を推奨する人）だったら、その会社を思いっきり辞めるのも手だと思います。
今の時代は、変わらないことよりも変わり続けることを重視する企業は多くあると思います。
きっと変化し続けることができる会社が今後生き残っていくと思ってます。
それが、最近如実に出てきているように思います。
今回は以上です！
本日も最後まで読んでいただきありがとうございます！
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