こんにちは！fishmanです。
本日は、経理業務の改善についてお話をしたいと思います！
僕も会計記帳業務はたくさんしてきました。
その中でこうしたら早くなるんじゃないか？こうしたらミスやモレが無くなるんじゃないか？そうゆうことを常に考えて仕事をしてきました。
日頃、フリーランスの方や会社で経理業務をされている方の役に立てればと思います。
よかったら最後まで読んでみてください。
経理部の一番の仕事
経理部の一番の仕事と言えば、会計記帳業務だと思います。
これは、毎日会計システムにひたすら入力を行っていきます。
パソコンが発達していなかった時代は、すべて紙の伝票に手書きをしていたと思うと本当にぞっとします。
集計も電卓やそろばんを弾いて計算してたんですよね？本当に大変だったと思います。
現在では、パソコンにソフトウェアが入っていて、そこに入力をする形が一般的だと思います。
経理部周りの仕事は、日々のルーティン作業が多くあります。
その中で、そのルーティン作業をいかに効率的に終わらせるかが重要だと思います。
しかし、会計の記帳業務って本当に間違えるんですよね。
同じ作業を繰り返しやっているとどこか入力を間違えたりするものなんです。
そこで、僕が記帳業務でミスが発生しやすいものをまとめてみました。
よくある記帳の誤り事例
この３つ以外にももちろんあると思います。
僕はよくこのミスをしていたことが多かったので、これについて解説していきます。
また、ミスを防止する策もこのあとに書いていきます。
金額の入力ミス
これは、単純に数字の打ち間違いです。
例えば、3,000,000円って打ったつもりが、300,000円と０が１つ少なかったりするやつです。
このミスの発生原因は、手作業による入力が起こす人為的なものです。
テンキーとかで入力すると間違えますよね。
仕訳の入力もれ
仕訳の入力もれって起こるの？って思う方いると思います。
領収書がないとそもそも仕訳が漏れることはたくさんありますが、
月次決算等で、前払費用の振替や、減価償却費の計上を行っている場合や科目を振り替えている場合など、領収書や請求書をキーにしないで、入力する仕訳もあります。
毎月仕訳を計上しないといけないのに、モレてしまったりします。
科目の入力誤り
例えば、消耗品で計上しないといけないものを、消耗備品費で計上してしまったとか、
交通費の科目を使わないと行けないのに、通勤費で計上してしまったとか、会計システムによって様々あります。
会計の基本として、科目は継続して使わなければ比較ができません。
物によって、会計処理を変えてしまうとわけが分からなくなってしまいます。
これらの誤りに対する解決方法は次の通りです。
金額の入力ミス⇒データの同期
さきほど、このミスは手作業による人為的なミスと説明しました。
したがって、解決方法としては、手作業をなくせばいいんです。
つまり、手入力で数値をいれなければいいんです。
現在、会計システムは銀行データを同期できたりします。
数字を手入力しない仕組みはいくらでも簡単に構築できます。
特にクラウド会計は強いです。おすすめは、次のソフトです。
会計freee
MFクラウド
弥生会計
どれでも無料で試すことができますので、登録して使ってみてください。
入力の入力モレ⇒チェックリスト
僕の場合には、チェックリストを作成していました。
会社の記帳業務というものは、毎月で大きく変わることはありません。
むしろ毎月同じような取引を繰り返しおこなっている感じです。
だったら、モレなくできるんじゃない？って思う方もいると思います。
人間は、慣れている業務ほど、忘れっぽくなります。
ですので、仕訳項目を列挙して作成するといいと思います。
僕なんかは、科目ごとに チェックリストを作成していました。
科目の入力誤り⇒科目を減らす
会社を設立したときや、新しく会計ソフトを変えたときにやりがちなことは、
細かく管理するために、会計科目もたくさん使おう！
として、科目も増やしてしまうことです。
よくありがちなのが、さきほどの例でありましたが、
消耗品と消耗備品費を使っている例。
・・・・正直わける意味がある？といった感じです。
分けたとしても、記帳者が気分で科目を使い分けてしまう可能性もあるので、類似した科目は１つに集約した方がいいと思います。
会計記帳で大事なことは、同じ内容のものを同じ科目できり続けるということです。
科目を減らすことで、使用する科目をどれにしようかな～という悩む時間も減らせますのでおすすめです。
月次決算で絶対やるべき事項
さきほどのは、日頃の入力を間違えないためにどうするかといった内容でした。
今回は、よく『月次を締める』という表現があると思います。
月次の成績を確定させるということです。
このときに必ずやってほしいことがあります。
月次推移表のチェック
僕の監査業務の経験上、誤りは推移の比較や前年同期比較などからよく発見できます。
単月だけみてても何が間違っているか、わかりません。
（全仕訳をチェックすることは止めませんが、非常に非効率です）
僕が言うことでは無いかと思いますが、記帳業務で１００点満点はないと思います。
何かしら絶対間違えています。
ただ、大きなミス、致命的なミスはしていない状態が望ましいと思います。
例えば、数値の入力誤り（桁を間違えて入力しているとか）、多額の売上や費用の処理もれ、伝票の二重計上などが致命的なミスと言えると思います。
そのために、月次推移表を確認することが重要と言えます。
月次推移表とは、月ごとのPLとBSを並べて出力してくれる帳票のことです。
月次推移表は、どの会計システムでも出力することはできると思います。
また、前年度の月次推移表も容易するとより効果的だと思います。
会社の月次の流れを見た時に、同じくらいの費用が発生するはずなのに、費用が多額になっている科目や逆にとても多く減少している科目などが発見できます。
また、前年のを並べると会社の事業が大きく変わっていない場合には、売上の推移なども似てくるはずです。
にもかかわらず、大きく売上が減少していたり、売上が増加している場合には、何か間違えている可能性があります。
このように、月次推移を分析することで、誤りに早くたどり着くことができるので、絶対に月次の締め作業の最後として行うことをおすすめします！
補助科目の残高チェック
売掛金があった場合に、A社、B社と管理するときに、補助科目（A社、B社）をつける場合があります。
個人的には、経理が煩雑になるので、作成はおすすめしていないです。
仕訳は適切にきれていて、科目の残高は正しいのに、補助科目を仕訳に適切につけれていない場合には補助科目の残高がずれてしまいます。
月次の最後には必ず、この補助科目の残高がおかしくないかを確認するのは非常に重要です。
記帳を効率化する方法
記帳を効率化する方法で、私がしていた方法を列挙しますね。
エクセルなどのインポートで記帳する
会計記帳は、会計システムに直接入力するものだ！という古い考えをお持ちの方は今すぐに考えを改めるべきです。
今どの会計システムでもエクセルでのインポートができると思います。
したがって、日頃管理用に作成している売上の管理シートなどを少し加工するだけで会計仕訳を作成することができます。
また、最近ではデータをCSVなどで落とせるものも増えてきています。
特に、減価償却費を計算してくれる固定資産システムや給与計算ソフトなどもCSVで出力できます。
銀行預金、クレジットカードもそうです。
ひとつひとつを手入力するのではなく、数値などもコピペしてインポートファイルを作成することでより早く、仕訳を作成することができるのです。
仕訳などをコピーして使う
僕もよく使っていました。
インポートとかよくわからない！って人にはおすすめです。
前月にあげた伝票をコピーして使ってください。
さきほどの、エクセルのインポートとかと一緒でコピーをすると何がいいか？というと科目を継続的に使用することができます。
例えば、給与の仕訳なんかは科目は毎回同じで数値を変えるだけで仕訳はできると思います。
以下に考える作業を減らす化が効率化の鍵になります。
現金ではなく、クレジットカードを使う
現金で物を買うと、必ずついてくるのは、レシートです。
レシートを１つ１つ手入力することは非常に煩雑です。
（昔はその行為が当たり前だったかもしれませんが、、、、。）
僕はよくおすすめしているのは、クレジットカードを使うことです。
今クレジットカードのどの会社もCSVで明細を出すことが可能です。
このCSVを利用すると、金額、適用がコピペでOKになります。
あとは、利用する勘定科目を考えるだけになります。
クレカの明細を紙をみて入力している人は、CSVに切り替えた方がいいと思います。
ちなみに、クレジットカードのメリットとしては、クレジットの明細が証憑になります。
なお、クレジットの明細には内容は詳しく書いていないので、
内容参照用にレシートはとっておくことをおすすめします。
そうそう、デビットカードはおすすめしません。
データの明細をCSVで落とそうとすると、データがぐちゃぐちゃしています。
（なんでそうなるのかはわかりませんが。。。）
クレジットカードのほうがおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。記帳業務って効率化できると、本当に楽です。
残業をしていたのが、定時で帰れるようになると思います。
業務を標準化することが、効率化の大前提です。
僕の経験がいきるものがあれば、今後も記事に書いていきたいと思います。
また、使用する科目に悩む場合には、勘定科目の辞典などもありますのでチェックしてみてください。
僕はコレを使ってます↓↓
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