こんにちは！fishmanです。
今回は、経理の業務効率化について書きたいと思います。
よかったら最後まで読んで見てください。
- テレワークをしていると色々気づきがありますよね？
- 僕が思う無駄な作業たち
- よくある質問と回答について
- PDFの請求書の保存について
- おすすめの請求書発行システム
- システム化は今後の経理事務業務には必須
テレワークをしていると色々気づきがありますよね？
テレワーク、つまり家で仕事をしているといろいろ気づくことありますよね。
僕も前職では、家で仕事をすることが多かったです。
ほとんどが、パソコンがあればできてしまう仕事が多いですからね。
ただ、家じゃできない仕事があります。
そうです。
紙を使った業務です。
高度なシステムが構築された今もなお残る紙文化とハンコ文化。
駆逐したいです。
押印を上司にもらうために、わざわざ出社する。
請求書を発送するために、わざわざ出社する。
それは、仕事をするために出社しているのではなく、作業をするために出社しているとしか思えないですね。付加価値が低いです。
家ですべてができた方がより効率的なような気もします。
（移動時間が無いことの幸福感は半端ないです）
僕が思う無駄な作業たち
僕の勝手にまとめてるだけなので、異論はあると思います。
①請求書を郵送により発送している。
請求書については、発送することによって印刷、封づめ、切手代がかかります。時間もコストもかかる。意味あるこれ？
PDFでメール送信でいいんだと思います。
②年末調整の紙資料でのやり取りについて。
年末調整に必要な資料が、１１月くらいに配られる企業もあるのではないでしょうか。
そこから、紙に記載して、保険料控除の証明書などを添付して経理、人事、総務部などに提出するかと思います。
提出する側はいいですが、チェックする側が本当に地獄です。
まず、紙でもらったものは、もれなくシステムに手入力する必要性が生じます。
そして、紙資料はかさばるため、一人一人の資料を見るのにも時間が係る。
これを、年末調整のシステムを導入してもらい、従業員一人一人にシステムに入力をしてもらい、資料もアップロードをしてもらう。
すると、チェック側の作業が一部軽減されるし、入力間違いも少なくなる（システムを利用すると、入力制限や入力指示がわかりやすいため）
年末調整のシステムを利用している前提で、税務署に書類を提出すれば、年末調整の資料一覧はデータで保有することができます。
③小口現金を保有している
昔はよくあったかと思いますが、小口現金で交通費の精算を行ったり、
仮払で現金を払い出したりして、後日精算を行ったりすると思います。
まず、小口現金の管理業務ってめちゃめちゃめんどくさいんです。
帳簿残高と、実残高が必ず一致しないといけない。
払い出したりしたら、その証憑も管理しないと行けない。
しかも、小口現金を一人の人だけで管理すると横領のリスクなども一般的には高まると言われています。
僕は、法人カードと従業員の経費精算（月１）にするなどにして、小口現金の出金回数をへらすなどすることが大事だと思います。
①～③のうち、①の請求書について、
今回はスポットをあてておりますので、もう少し話を掘り下げて以降と思います。
よくある質問と回答について
僕が昔、経理の人に聞いたことあるんですよね。
なんで、請求書は紙で送ってるんですか？と。
そしたら、、だいたい昔からそうしているという回答があります。
そうなんです。人は基本的には新しいことを変えることを嫌がります。
変えると何か不都合が起きるのではないだろうか？逆に面倒なのではないかなど。
そもそもなんで請求書にハンコを押す必要があると思っていますか？
請求書にハンコは特段不要です。
別に請求元と請求書で合意が取れていて、支払がされれば問題ないわけですから。
ハンコは、請求書の偽造防止的な効果があります。
会社の角印などを押すことで従業員などが自由に請求書を発行するのを防ぎます。
それくらいです。
ハンコが請求書の偽装防止になっているのであれば、
システムからしか出せないデザインの請求書を作ればいいだけです。
PDFで先方に送れば先方で容易に改ざんすることはできません。
また、そのPDFが改ざんされたものであれば、後日入金を確認すれば怪しいものかわかります。偽造されたものであれば、入金はされてないはずですからね。
PDFの請求書の保存について
現在は、請求書関係の書類は紙で保管するのが原則となっています。
電子帳簿保存法があって、認可を受けれれば、タイムスタンプなどを押せる機材が必要ですが、電子データとしても保存が可能です。
↓↓国税庁のリンク貼っておきます。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
統計情報を見ると、電子帳簿保存法の承認件数が、２２５，３９１件
（出典：平成30年度電子帳簿保存法承認件数https://www.nta.go.jp/publication/statistics/kokuzeicho/sonota2018/denshichobo.htm）
大体、４００万社弱日本に企業があるので、5.6%が承認されている計算。
僕も、電子帳簿保存法に申請をお手伝いしようと思ったことあるんですけど、、、
結構ハードルが高いんですよね。
業務フロー自体を変える必要性があったり、規定も新しく整備しないといけないんですよね。（この記事を書いてるときは緩和されている可能性はあるかもしれませんが、、、）
小規模な企業であれば、ハードルは低そうですが、大企業では導入は一大プロジェクトになりますね。
なんとかならないかなー。
おすすめの請求書発行システム
misoca
これは、弥生会計のグループ会社になります。
なので、安心のサービス内容なので使ってみてください。（僕も使ったことあります）
今なら、初年度１年間無料キャンペーン中！（え、使わない手ないですよね）
１００通発行プランで、年払で30,000円(なお、現在１年間無料）です。
弥生会計、freee、MF使ってる人も連携可能です。
ただ、freeeとMFはソフトに請求書の発行があるのでそちらを使った方が連携自体はスムーズです。
misocaの良いところ。
CSVアップロードして、大量に請求書を一括発行できます。
freeeもMFもCSVアップロードして請求書の発行はできますが、
料金がmisocaよりも高いです。
CSVアップロードを最安値でできるのは、misocaです。
なお、万が一請求書を紙で発送したい場合には、misocaに郵送代行のサービスがあるので、使ってもいいかと思います。
入金管理とかもできますので、エクセルだけに比べると非常に使いやすいと思います。
弥生会計との親和性も高いので、会計システムは弥生会計を検討してみてください。
システム化は今後の経理事務業務には必須
コロナウィルスなどで、テレワークなどが普及していると思います。
僕は、これはチャンスだと思います。
働き方は常に変え続けないと行けないと僕は思っております。
ワークライフバランスを最大限取れる環境作りをめざします！
本日も最後まで読んでいただきありがとうございます！
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